Sicherheitssysteme

Stabilus führt ganzheitliches Zutritts- und Zeitmanagement ein

Nationale und internationale Geschäftsaktivitäten erfordern individuelle Sicherheitskonzepte. Schon seit Längerem war die Stabilus S.A., ein weltweit führender Anbieter von Gasfedern, Dämpfern und elektromechanischen Antrieben, auf der Suche nach einem zukunftsfähigen Sicherheitssystem. Das neue System sollte dem Wachstum der bestehenden globalen Unternehmensstrukturen gewachsen sein. Zum Zeitpunkt der Suche waren viele der konzernweit rund 6.000 Mitarbeiter noch mit verschiedenen Schlüsseln in den Firmengebäuden unterwegs. Die Zutrittsberechtigungen waren komplex und aufwendig zu verwalten. Nach sorgfältiger Prüfung wählte Stabilus eine massgeschneiderte, ganzheitliche Lösung aus Hardware und Software von Interflex. Damit gehören nicht nur die Schlüsselvielfalt und die zeitraubende Zutrittsverwaltung der Vergangenheit an. Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden nun automatisch bei Zutritt gebucht und lassen sich dank passender Schnittstelle direkt im internen SAP-System verarbeiten. 

Im Zuge der Expansion der letzten Jahre suchte Stabilus eine ganzheitliche Lösung zur Optimierung des Zutrittsmanagements und der Zeitwirtschaft. Das Unternehmen mit Stammwerk in Koblenz verfügt über ein globales Produktionsnetzwerk in neun Ländern. Besonders beim Zutrittsmanagement war entscheidend, dass die bisher eingesetzten Schlüssel vollständig durch Firmenausweise ersetzt werden. Ziel war es, mithilfe einer effizienten, elektronischen Lösung alle Zugänge sowie die Rechtevergabe in einem zentralen System zu verwalten. Zentrale Anforderung an die Zeitwirtschaft war es, die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter über eine zertifizierte Schnittstelle an die Gehaltsabrechnung von SAP zu übertragen. Interflex hielt für beide Anforderungen eine passende Gesamtlösung bereit. Der Anbieter mit Hauptsitz in Stuttgart entwickelt massgeschneiderte Hard- und Softwarelösungen für moderne Sicherheitskonzepte sowie Workforce Management und gehört seit mehr als 40 Jahren zu den Wegbereitern seiner Branche. 

Ein Ausweis für Zutritt und Zeiterfassung
Stabilus hatte bereits seit mehreren Jahren ein herkömmliches Zutrittskontrollsystem im Einsatz. Der Zugang zu den Arbeitsräumen war dabei durch Zutrittsterminals oder Schlösser gesichert. Doch mit der Erneuerung der Zutrittskontrolle wollten die Verantwortlichen nicht nur die bestehenden Schlüssel durch Ausweise ersetzen. Vielmehr sollten die Mitarbeiter für die Zugänge im Unternehmen und für die Buchung ihrer Arbeitszeiten ab sofort nur noch einen Firmenausweis benötigen. Im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung konnte die Interflex Datensysteme GmbH die Verantwortlichen von Stabilus mit ihrem individuell konfigurierbaren Lösungsangebot überzeugen. „Nach sorgfältiger Analyse des tatsächlichen Bedarfs bei Stabilus haben unsere Systemberater und Spezialisten einen detaillierten Projektplan entwickelt. Dieser erlaubte Stabilus die schrittweise Einführung einer zentralen elektronischen Zutrittskontrolle und die Ablösung des bisherigen Zeiterfassungssystems durch eine effizientere neue Lösung – und zwar inklusive SAP-Schnittstelle“, erläutert Dr. Jörg Wissdorf, General Manager von Interflex. 

Zutrittsrechte per Chip 
Nach erfolgreicher Implementierung der Software sowie der Installation der Online- und Offline-Terminals im Unternehmen konnte die Verteilung der Ausweise an die Mitarbeiter beginnen. Zudem wurden die Angestellten, die das System bei Stabilus betreuen, intensiv in der Handhabung geschult. Bei Stabilus sind die Türen heute mit elektronischen Beschlägen ausgestattet, die über die NetworkOnCard-Technologie mit dem zentralen System verbunden sind. Im Pförtnergebäude werden Buchungen durchgeführt, bei denen die in der Software verwalteten Zutrittsrechte auf einen Chip des Mitarbeiterausweises geschrieben werden. Der Einsatz von Schlüsseln ist nicht mehr erforderlich. Jeder Mitarbeiter kann sich an den Zutrittspunkten auf dem Weg zu seinem Arbeitsplatz ausweisen.

Mehr Transparenz durch automatisierte Zeitwirtschaft
Das bisherige Erfassungssystem für Zeitbuchungen war schon seit Jahren bei Stabilus im Einsatz. Die Daten aus der Zeitabrechnung wurden an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben, es gab allerdings keine zertifizierte SAP-Schnittstelle. Da Stabilus jedoch mehr und mehr mit der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware von SAP arbeitete, war eine Anbindung der Zeitwirtschaftslösung an das SAP-System unerlässlich. Interflex verfügt über mehrere Integrationsmöglichkeiten zu SAP-Modulen, darunter auch die HR-PDC-Schnittstelle als Interface für die Betriebsdatenerfassung von Personalzeiten und Mitarbeiterausgaben. Somit wurde die bestehende Zeiterfassung von Stabilus durch das neue System von Interflex inklusive der HR-PDC-Schnittstelle ersetzt. Seitdem buchen die Mitarbeiter ihre An- und Abwesenheitszeiten schnell und unkompliziert per Firmenausweis am Zeiterfassungsterminal. Über die Datenschnittstelle werden die gebuchten Daten unmittelbar in das SAP-System geladen und verarbeitet. Die Ergebnisse können die Angestellten sowohl an den Terminals als auch an ihren PCs abrufen. So wird die Zeiterfassung für alle Beschäftigten zu einem einheitlichen, transparenten Prozess: Sie reduziert administrative Tätigkeiten in der Personalabteilung und erhöht die Abrechnungssicherheit für alle Vertragsmodelle – von Vollzeitarbeitnehmern über Teilzeitkräfte bis hin zu geringfügig Beschäftigten. Einen weiteren Vorteil bietet die Buchung und Verarbeitung der Mitarbeiterausgaben, beispielsweise in Kantinen und an Tankstellen. 

Sicherheit und Effizienz aus einer Hand
Mithilfe der neuen Interflex-Lösung steuert Stabilus sein Zutritts- und Zeitmanagement nun in einem einheitlichen System. Damit wird der global organisierte Konzern zudem seinen umfassenden Sicherheitsanforderungen gerecht und bietet ein hohes Mass an Benutzerfreundlichkeit. „Dank der Skalierbarkeit der Interflex-Lösungen profitieren gerade große Konzerne wie Stabilus von Investitionssicherheit. Denn natürlich ist es in einem so international ausgerichteten Unternehmen von Zeit zu Zeit erforderlich, Erweiterungen oder Änderungen für sicherheitssensible Zonen einzurichten. Das ist mit unseren Systemen und aus der Hand unserer Spezialisten in aller Regel schnell und kosteneffizient erledigt“, so General Manager Dr. Jörg Wissdorf. 

Modernes Workforce Management:
Möglichkeiten am Beispiel des Systems IF-6020 von Interflex
Das System IF-6020 von Interflex für ein modernes Workforce Management bietet Unternehmen alle Tools für eine effiziente, wertschätzende Organisation von Zeitwirtschaft und Personaleinsatz:

• Die Personaleinsatzplanung mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen erfüllt die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit, reduziert Personalkosten durch Vermeidung von Überstunden und Zuschlagspflichten und vermeidet unproduktive Arbeitszeiten. 
• Mit der Dienstplanerstellung lassen sich automatisch Dienstpläne generieren. Dabei ermittelt die Software die optimale Tagesbesetzung für den aktuellen Bedarf, prüft die Einhaltung gesetzlicher Regeln und liefert übersichtliche Plantafeln.
• Die Dienstplanbearbeitung reagiert flexibel auf Bedarfsschwankungen und optimiert automatisch Planungsprozesse. Mitarbeiter haben mit diesem Tool die Möglichkeit, Schichten zu tauschen und unproduktive Arbeitszeiten zu vermeiden.
• Zertifizierte Lohnschnittstellen übertragen Daten automatisch an gängige Lohnschnittstellen wie Datev, Sage, SAP, ADP und andere. Nachträgliche Änderungen der übertragenen Lohn- und Gehaltsdaten sind jederzeit möglich.
• Zeitdaten werden mit IF-6020 korrekt und vollständig erfasst – überall und auf Wunsch auch mobil. Arbeitgeber und Mitarbeiter verfügen jederzeit über den aktuellen Status, können diesen in der Webansicht einsehen und bearbeiten, beispielsweise über Abwesenheitsplanung oder Zeitkorrekturen. Automatische Prozesse verringern den Administrationsaufwand und sparen damit wertvolle Personalkosten ein.
• Die Zeitwertermittlung unterscheidet Tarifverträge bei der Abrechnung, ermittelt spezielle Lohnformen wie Leistungslohn, Akkordlohn oder Prämienlohn und berücksichtigt geänderte Zeitdaten der Mitarbeiter rückwirkend in der Entgeltabrechnung.
• Projektzeiterfassung und Kostenstellenerfassung erlauben eine differenzierte Zuordnung der Daten und ordnen diese den gewünschten Kategorien zu.
• Zahlreiche Features für die Auswertung machen die Analyse der Ist-Situation und die optimierte Planung des zukünftigen Bedarfs einfach und transparent: angefangen bei Krankheitsständen und Überstunden über Urlaubskonten, Projektkosten und Kostenstellen bis hin zu Langzeit-Auswertungen für Jahresvergleiche.
• Moderne Terminals aus der Serie eVAYO von Interflex lassen sich exakt den Unternehmensanforderungen anpassen und sind die passende Ergänzung zur Software IF-6020: ob als Einstiegsmodell für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, als leistungsstarke Terminals inklusive Zutrittskontrolle und berührungsloser Identifizierung für mittlere und große Unternehmen bis hin zu mobilen WLAN-Modulen für komplexe bauliche Gegebenheiten. 

Allegion International AG
Interflex
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