Konstruktiver Ansatz

Fachkompetenz, Kreativität und ein hohes Mass an Ausführungsqualität kennzeichnen die Arbeit des schweizerischen Maschinenbauer PROJEKTO. Um die hochspezialisierten Entwicklungs- und Fertigungsprozesse optimal umzusetzen, entschieden sich die Verantwortlichen in 2017 für den Einsatz eines Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Systems. 

Die PROJEKTO AG konstruiert, entwickelt und produziert gemeinsam mit der Tochterfirma PROJEKTO Mechanik AG Fertigungsteile, Sonder- und Serienmaschinen sowie Vorrichtungen und Anlagen für unterschiedlichste Branchen. Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau zählen ebenso zu den PROJEKTO-Kunden wie Auftraggeber aus der Medizintechnik. Als Gesamtprojektleiter steuert PROJEKTO auf Wunsch sämtliche Projektschritte von der Entwicklung und Konstruktion bis zur Endauslieferung der im eigenen Maschinenpark produzierten und montierten Lösungen. «Eine unserer Stärken ist sicher die optimale logistische Umsetzung des internen Supply Chain Managements», erklärt CEO Oliver Bereuter. Um diesen Wettbewerbsvorteil langfristig zu sichern, beschloss er Mitte 2017 die durchgängige Digitalisierung der Geschäftsprozesse. 

Ein zentraler Dokumenten-Pool sollte Papierdokumente weitgehend aus dem Büroalltag verbannen und Bearbeitungsprozesse dadurch effizienter und transparenter gestalten. «Der schnelle orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Dokumente jeder Art ist heute eine unverzichtbare Grundvoraussetzung für Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg», so Oliver Bereuter. Die Entscheidung fiel zugunsten von DocuWare aufgrund der vielfältigen Funktionalitäten des DMS, die eine massgeschneiderte Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen ermöglichen und aufgrund der Volltextsuche, die Oliver Bereuter besonders ins Auge stach. Ebenfalls spielte die problemlose Anbindung an das vorhandene ERP-System blue office bei der Auswahl eine große Rolle. Für den Einsatz der Cloud-basierten Varianten sprachen neben der kompletten Entlastung bei Installations-, Betriebs- und Wartungsarbeiten vor allem der Sicherheitsaspekt. «Etablierte Cloud-Anbieter wie DocuWare verfügen über weit leistungsfähigere technische Möglichkeiten, um den Schutz der Dokumente gegen kriminelle Zugriffe sicher zu stellen, als wir als Kleinunternehmen das jemals könnten», so Oliver Bereuters Argumentation. Pünktlich zum Beginn des neuen Geschäftsjahres zum 1. Januar 2018 wurde abteilungsübergreifend der Produktivbetrieb gestartet.  

Im zentralen Archiv werden neben digitalisierten Papierdokumenten alle Belege, die mit dem Warenwirtschaftssystem blue office erstellt und bearbeitet werden, gespeichert. «Sobald ich im ERP ein neues Projekt anlege, wird dazu automatisch in DocuWare das Projekt als Auswahlmöglichkeit im Indexfeld «Projekte» angezeigt. Projektbezogene Dokumente können dann sofort – teilweise automatisiert, teilweise manuell – dem Projekt zugeordnet abgelegt werden», so Oliver Bereuter. Deutliche Geschwindigkeitsvorteile gegenüber papierbasierten Prozessen sieht er beispielsweise bei der Eingangsrechnungsbearbeitung. «Anhand der Bestellnummer wird die Rechnung mit der zugehörigen Bestellung verglichen. Stimmen die Beträge überein, wird eine Freigabe erteilt und die Buchhaltung zur Rechnungsbegleichung angewiesen», so der CEO. Um interne Bearbeitungsaufwände zu reduzieren, werden Eingangsrechnungen ohne Hinweis auf die Bestellnummer an den Rechnungssteller zurückverwiesen.

Die Tatsache, dass die elektronische Rechnungsstellung auch in der Schweiz rechtlich anerkannt ist und immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail versenden, beschleunigt den Bearbeitungsprozess zusätzlich. Neben dem Gewinn an Effizienz und Transparenz hat der weitgehende Verzicht auf Papier noch einen weiteren positiven Effekt: «Wir leisten einen Beitrag zum verantwortungsvollen, ökologischen Umgang mit Rohstoffen», unterstreicht Oliver Bereuter. 

Das Fazit fiel laut Oliver Bereuter bereits nach 18-monatigem Produktivbetrieb durchgängig positiv aus. «Buchhalter, Sachbearbeiter, Konstrukteure und Produktionsmitarbeiter profitieren gleichermassen von schnellen und schlanken Arbeitsprozessen. Bis zu 140 Dokumente werden täglich im digitalen Archiv abgelegt und können bei Bedarf per Tastendruck eingesehen werden.» Auch der Einsatz von Smartphones und Tablets beim Zugriff auf den digitalen Dokumenten-Pool stösst bei den Mitarbeitern auf positive Resonanz – sowohl im Bereich der Fertigung als auch ausser Haus bei Kundenbesuchen. Eine komplett digitale Personalakte hat Oliver Bereuter für die Zukunft ebenso im Blick wie eine vollständige Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen. 

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